Com a evolução da digitalização, a faturação eletrónica tem ganho destaque como uma alternativa eficiente e sustentável à tradicional fatura em papel. No dia em que se assinala o Dia Nacional da Sustentabilidade, a Generix Group, um player histórico com mais de 25 anos na área das transações eletrónicas e integração de sistemas, aborda desde o conceito básico da fatura eletrónica até às suas vantagens para o ambiente e sustentabilidade dos negócios.
O que é uma fatura eletrónica?
Uma fatura eletrónica é um documento processado e transmitido de forma eletrónica, por um fornecedor aos seus clientes, através de um sistema informático ou plataforma segura de transmissão de dados e utiliza formatos específicos. Todo o processo de faturação eletrónica é realizado de forma digital, sem a necessidade de recorrer ao papel, incluindo o arquivo digital durante o prazo legal de 10 anos.
Que tipos de faturas existem?
Fatura Tradicional: As faturas em papel são geradas eletronicamente, impressas e enviadas por correio para o destinatário, o que pode resultar em atrasos na entrega e na falta de visibilidade e controlo sobre a sua receção.
Fatura Eletrónica: A Fatura Eletrónica é a versão digital da fatura tradicional, isto é, um documento representativo das transações comerciais entre um fornecedor e um comprador/vendedor. A fatura eletrónica é gerada, emitida e arquivada digitalmente. Aporta condições especiais de segurança através da utilização do certificado qualificado, para assegurar o cumprimento dos requisitos legais de origem, autenticidade, integridade e segurança.
A Fatura PDF é considerada uma Fatura Eletrónica?
As faturas trocadas por e-mail como ficheiros PDF estão um passo à frente das faturas em papel. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024, não são consideradas faturas eletrónicas. Uma fatura PDF para ser legal precisará de conter uma assinatura digital qualificada para comprovar a validade e autenticidade do documento.
É obrigatório aderir à Fatura Eletrónica?
Existe legislação própria que regula esta matéria, como a Diretiva 2014/25/UE, que impõe a obrigação de faturação eletrónica nos processos de faturação com a Administração Pública.
O Decreto-Lei n.º 123/2018 (alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril), define o modelo de implementação entre Fornecedores da Administração Pública (privados e públicos) e os prazos de obrigatoriedade (Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho):
· 1 de janeiro de 2021 - grandes empresas;
· 1 de janeiro de 2024 – micro, pequenas e médias empresas;
Para empresas que não sejam fornecedores do Estado, a adesão à fatura eletrónica é facultativa, mas numa era cada vez mais digital, representa uma enorme vantagem competitiva.
O que muda na Faturação Eletrónica em 2024?
Até 31 de dezembro de 2023, as faturas em formato PDF continuam a ser consideradas faturas eletrónicas, conforme o Despacho 8/2022/XXIII. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em formato PDF deverão conter os seguintes requisitos para serem consideradas válidas:
· Utilização de um Certificado Digital Qualificado que requer uma assinatura digital qualificada nos termos legais ou através de um selo eletrónico qualificado
O que é o Certificado Digital Qualificado?
Um documento eletrónico seguro que funciona como uma identificação digital fidedigna para particulares ou entidades coletivas, e que garante o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e em toda a União Europeia. Para ser considerado qualificado, o certificado digital deve ser validado por uma identidade certificada.
Como podem as empresas começar a utilizar a Fatura Eletrónica?
Quatro passos que as empresas devem ter em consideração antes de implementarem a Fatura Eletrónica:
1. Identificar as necessidades da empresa: As organizações não são todas iguais, nem têm as mesmas necessidades. É, por isso, importante olhar internamente, analisar os sistemas e procedimentos atuais, fazer o levantamento das necessidades, bem como dos vários intervenientes que têm de estar sincronizados.
2. Preparar os sistemas da empresa: Um dos aspetos que deve ser, desde logo, assegurado é que a solução de faturação eletrónica escolhida seja compatível e facilmente integrada com o ERP (sistema de gestão) da empresa. Isso será decisivo para que a transição para a fatura eletrónica seja feita de forma rápida e simples.
3. Escolher um parceiro tecnológico de confiança: Este é um ponto crucial para o sucesso da implementação. Escolher um parceiro especializado e de confiança para garantir que as faturas eletrónicas emitidas estejam em total conformidade com a legislação em vigor, com o protocolo e o modelo de transmissão adequados. Ao mesmo tempo, o parceiro tecnológico deverá apoiar na resolução de quaisquer problemas que possam ocorrer durante a implementação – nomeadamente, erros técnicos ou humanos, formação ou dificuldades de adaptação à solução.
4. Envolver os colaboradores: É fundamental envolver os colaboradores neste processo de transição da fatura em papel para a fatura eletrónica, colocando as equipas a par de todo o processo e disponibilizando a formação necessária para que a organização esteja preparada para maximizar as vantagens proporcionadas pela solução que está a implementar. O parceiro tecnológico deverá apoiar a organização também nesta etapa.
Benefícios da Fatura Eletrónica para o ambiente (e não só)
Redução do uso de papel: Ao substituir as faturas em papel por faturas eletrónicas, as empresas podem reduzir significativamente o uso de papel. Permite não só economizar árvores, mas também reduzir a demanda por madeira, o que pode levar a um menor abate de árvores.
Reduzir custos operacionais e pegada de carbono: Ao eliminar a necessidade de impressão e envio de faturas, as empresas podem economizar recursos que podem ser usados em outras iniciativas de sustentabilidade, bem como reduzir as emissões de carbono.
Economia circular: Esta abordagem está alinhada com os princípios da economia circular, na medida em que permite reduzir, reutilizar e reciclar para minimizar o desperdício.
Eficiência Operacional: Permite um maior foco no negócio ou tarefas mais relevantes para a empresa ao eliminar tarefas manuais, muito repetitivas e suscetíveis a erros.
Transparência: Maior transparência e melhoria da relação com os clientes, seja com e entre Entidades Públicas, como com todos os clientes particulares.
Saiba mais sobre faturação eletrónica aqui.
Sobre a Generix Group
Generix Group é uma empresa líder em soluções SaaS para a Supply Chain Colaborativa que facilita a troca de bens e dados em todo o mundo, entre fornecedores e clientes, através da gestão responsável dos seus fluxos. A sua plataforma de serviços digitais inovadores otimiza a gestão dos fluxos físicos, coordenando todo o processo de aprovisionamento, desde a produção até à entrega, através das suas soluções WMS, TMS, RMS e VMI; bem como a gestão dos fluxos lógicos e financeiros, integrando os sistemas de todos os intervenientes da cadeia, desde as encomendas até ao pagamento, através das suas soluções de faturação eletrónica, e-reporting, EDI, P2P e O2C. A Generix Group cria um ecossistema único ao serviço dos seus clientes, garantindo performance e fiabilidade, conectando todos os players mundiais do retalho, indústria e serviços, e promovendo a transição para uma maior digitalização e eficiência energética. Com cerca de 850 colaboradores dedicados, a Generix Group acompanha diariamente mais de 4.500 empresas em mais de 60 países, processa mais de 500 milhões de faturas, opera mais de 40 milhões de linhas de encomendas por mês e gere 8 milhões de mensagens EDI por dia. O nosso portfolio de clientes inclui empresas como a Danone, FM Logistic, Fnac-Darty, Essilor e Ferrero.
